کلیه شرکتها و اشخاص حقیقی (حقیقی و حقوقی) برای نگهداری و اظهار هزینه ها و درآمدهای روزانه –هفتگی وماهانه نیازمند به دفاتر رسمی برای وارد کردن حسابهای خود به این دفاتر هستند و دفاتر پلمپ به صورت دفتر پلمپ کل و دفتر پلمپ روزنامه که در قطعات 50-100-150 برگی می باشد.

دفتر روزنامه چیست؟
دفتر روزنامه دفتری است که در آن ریز هزینه ها و سود و زیان به صورت روزانه وارد خواهد شد.

همچنین دفتر روزنامه دفتری است که عملیات ثبت شده در دفتر روزنامه بر حسب سرفصل یا کد گذاری حسابها در صفحات مخصوص آن ثبت می شود. (کلیه عملیات ثبت شده در دفاتر روزنامه هر ماه باید حداکثر تا پانزدهم ماه بعد به دفتر کل نقل شود)

دفتر مشاغل (دفتر درآمد و هزینه) :دفتری است که حداقل دارای ستون هایی برای درج تاریخ،شرح معاملات ،درآمد ،هزینه و دارایی های قابل استهلاک باشد و معاملات مذکور به ترتیب تاریخ وقوع در آن ثبت گردد.

دفتر کل چیست؟
دفتر کل دفتری است که درآن ریز هزینه ها ی دفتر روزنامه به صورت هفتگی درآن وارد می شود دفاتر روزنامه و کل به صورت سالیانه در سال جاری آن سال و سال بعد اخذ می شوند که در سال مالی هر شرکت این دفاتر تکمیل می شود.

دفاتر پلمپ (دفتر پلمپ) چیست؟
هر ساله اداره دارایی و مالیات برای بررسی وضعیت حسابها و اخذ مالیات به این دفاتر (دفاتر پلمپ کل و روزنامه) استفاده می کند.

این دفاتر به این دلیل به دفاتر پلمپ معروف هستند زیرا کلیه صفحات این دفاتر در اداره مالیات و ثبت شرکت ها پلمپ می شوند که این نشان دهنده اهمیت این دفاتر می باشند.

بر اساس ماده 6 قانون تجارت (دفتر روزنامه؛کل،دفتر دارائی) اشخاص حقوقی و حقیقی موظف به دریافت دفاتر تجارتی می باشند.

دفاتر قانونی مورد نیاز سازمان امور مالیاتی عبارتست از کلیه دفاتر روزنامه و کل و دفترمشاغل (درآمد و هزینه ) که قبل از هرگونه عملیات حسابداری در آنها ، دفاتر روزنامه و کل مطابق مقررات مواد 11و 12 قانون تجارت مصوب سال 1311 از طرف نماینده اداره ثبت اسناد و دفتر مشاغل از طرف ادارات امور اقتصادی و دارائی ذیربط امضاء و پلمپ می گردد.

مو͛دیان مالیاتی مکلفند برای هر سال مالی،فقط از دفاتر امضاء،پلمپ و ثبت شده ظرف یک سال قبل استفاده نمایند مگر اینکه در اثناء سال تمام شدن دفاتر نیاز به دفاتر جدید باشد که در اینصورت مجازهستند دفاتر جدید امضاء ، پلمپ وثبت نمایند.

تبصره: دریافت دفاتر قانونی و دفاتر مالی و ثبت عملیات مالی در مورد اشخاص حقوقی جدید التا͛سیس از تاریخ ثبت شخص حقوقی و در مورد سایر اشخاص از تاریخ شروع فعالیت تا 30 روز مجاز خواهد بود.

کلیه امور مربوط به پلمپ دفاتر بصورت ویژه (vip) توسط ثبت فردا انجام می شود.